Блог / Финансы

Buhta.com расскажет о том как подобрать оптимальное решение при автоматизации финучета в компании

Облачные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса: компании активно используют облачные бухгалтерии, CRM-системы и виртуальных помощников, что помогает предпринимателям экономить до 40-50% на операционных расходах.

Почему пора переходить на автоматизацию финучета

Какая-то часть предпринимателей и организаций продолжаю отслеживать финансовые потоки в программах широкого предназначения, например, электронных таблицах и даже текстовых документах. К сожалению, такие программы не предназначены для ведения учета финансов, а устаревшие методы и вовсе могут ввести в заблуждение и привести к серьезным ошибкам.

Почему же бизнесмены продолжают пользоваться такими инструментами? Объяснение логично.

Во-первых, предпринимателям некогда отслеживать ключевые финансовые показатели. У бизнесмена много других важных задач: разработка стратегии, увеличение прибыли, бесконечный поиск хороших сотрудников и «подстегивание» нерадивых и т.д. Кроме того, качественному учету финансов часто мешает недостаток знаний в области экономики, бухгалтерии и т.п., а также низкая цифровая грамотность. Однако при использовании Excel могут появляться проблемы: ведь в этом случае всегда присутствует ручной труд, а значит есть вероятность ошибки. К тому же работа с таблицами отнимает большее количество времени, а получить отчетность моментально довольно сложно.

На западном рынке облачные системы уже не являются чем-то необычным, и многие компании давно перешли на SaaS решения. Переход на облачные системы - основной тренд в бизнесе. Растет популярность облачной инфраструктуры бизнеса, появляются новые игроки на рынке, в том числе и западные. Сами сервисы добавляют новые возможности, что делает их более функциональными.

Как выбрать систему для автоматизации учета финансов

ВАЖНО! Сервис и программное обеспечение должны подстраиваться под ваш бизнес, а не наоборот.

Поэтому обязательно проанализируйте текущие показатели своей компании, чтобы понять, какой должна быть подходящая вам система. При выборе программы обратите внимание на все нюансы, от которых может зависеть эффективность работы.

Основные вопросы, на которые нужно знать ответ

• Как выглядит ваш бизнес сейчас и какие срезы данных вам нужны?
• С какой периодичностью хотелось бы их получать?
• Какие бизнес-задачи будет решать продукт и какие метрики он должен показывать?
• Нужна ли консолидация отчетности?
• Планируете ли вы заниматься бюджетированием и аналитикой или только текущим учетом?

В общем, определитесь, что именно вы хотите получить от сервиса.

Любая система учета финансов должна помочь бизнесу увеличить прибыль и способствовать развитию компании. И вам нужно понимать, за счет чего тот или иной сервис даст возможность дополнительного заработка.

Интеграция

Есть ли она в выбранном продукте или сервисе? Наверняка вы уже ведете какие-то программы по аналитике, из которых потребуется перевести данные в новый сервис. Если интеграции у облачного сервиса не будет, вам придется переносить все данные вручную, а это увеличивает риск ошибок и длительность переноса.

Взгляд в будущее

Всегда думайте о дальнейших перспективах своего бизнеса. Он может вырасти - хватит ли «мощностей» выбранного сервиса? Важно заложить функциональность продукта, которая может потребоваться через какой-то промежуток времени.

Развитие

Многие SaaS-сервисы часто выпускают дополнения и обновления, и это плюс: таким образом разработчики показывают, что заботятся о своей системе и следят за ее актуальностью. Стоит заранее поинтересоваться, какие обновления планируются и какие новые функции могут появиться в ближайшее время.

Демоверсия

Зачастую на сайте продукта можно найти демонстрационные версии системы, которые помогут ознакомиться с сервисом и понять, насколько он для вас удобен и понятен. Также важно наличие обучающих видео: они помогут вам и вашим сотрудникам быстрее освоиться в системе.

Рекомендации

Возможно, у вас есть знакомые, которые уже используют тот или иной продукт - их советы не будут лишними. Постарайтесь выяснить, как внедрение повлияло на их бизнес, что изменилось и с какими проблемами они столкнулись.

Цена, команда, интерфейс

Если сразу несколько продуктов отвечают вашим бизнес-требованиям, имеют нужные интеграции и в принципе схожи друг с другом, помогут с выбором обычные сопоставления по цене, команде (как выстроена коммуникация с клиентом) и интерфейсу (возможно, какой-то сервис покажется удобнее или просто визуально нравится вам больше остальных).

Приведение в порядок данных компании

До внедрения продукта разберитесь со своими данными, которые планируете в него загружать. Если сейчас учет ведется плохо, и аналитика будет не слишком хорошей, ведь для нее нужны данные. Поэтому важно провести «генеральную разборку» своей учетной системы. Учтите все статьи доходов и расходов, детализируйте деятельность (по проекту, вариантам продукта, продавцу и так далее), учитывайте не только финансовые показатели, но и KPI.

В заключение отметим, что, если вы выбрали подходящий именно вам продукт, единственная проблема, которая может возникнуть при оцифровке и переходе на новый продукт - адаптация. Как и с любым новым продуктом, с программой для оцифровки придется учиться работать. Это потребует времени, но оно того стоит.