БухгалтерияЧто такое «первичка» и каковы сроки ее хранения в Казахстане

Что такое «первичка» и каковы сроки ее хранения в Казахстане

13 июля 2021 · 7blog_min_read

Что такое «первичка» и каковы сроки ее хранения в Казахстане

Buhta.com расскажет о первичных бухгалтерских документах и штрафах за несоблюдение законодательства
Первичные документы

«Первичка» – это все документы, подтверждающие факт совершения операции, и на основании которых основывается ведение не только бухгалтерского, но и налогового учёта, ведь для определения налоговой базы нужны исходные данные.

К таким документам относятся накладные на отпуск запасов на сторону, приходники, расходники, доверенности, акты выполненных работ и другие. Все формы первичных документов утверждены приказом МФ РК № 562.

Сроки хранения «первички»

Обратите внимание, что для всех документов предусмотрен срок обязательного хранения. В основном срок хранения документов составляет 5 лет, но есть исключения:

  • Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) – хранятся 75 лет;
  • Положения об оплате труда и премировании работников – нужно хранить постоянно;
  • Ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет и т.д., более подробно прописано в Приказе.
  • Перечни (базы данных, реестры, своды, каталоги, кадастры и другие) по основным направлениям деятельности организации – постоянно
  • Документы о государственной (учетной) регистрации (перерегистрации), государственной регистрации внесенных изменений и дополнений в учредительные документы юридических лиц (решение о создании организации, заявление (уведомление) о государственной (учетной) регистрации, учредительные и правоустанавливающие документы, квитанция или иной документ, подтверждающий уплату в бюджет сбора за государственную (учетную) регистрацию юридических лиц, их филиалов (представительств), протоколы и другие документы) – 15 лет.

Документы меньшей значимости хранятся 1 год или 3 года, к примеру:

  • Документы по проведению правового обучения в организации (программы, записки и другие документы)
  • Переписка по правовым вопросам и разъяснению норм законодательства
  • Документы о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения (записки, справки, отчеты и другие документы)
  • Реестры (списки) рассылки документов
Зачем хранить документы длительное время

На это имеется несколько причин, поэтому рассмотрим оправданность хранения на примерах:

ПРИМЕР 1

Возьмем HR документы – трудовые договоры (75 лет), ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) (75 лет), положения об оплате труда и премировании работников (постоянно). Эти документы так или иначе связаны с официальным трудоустройством граждан и соответственно они очень важны для граждан. Оправданность хранения этих документов длительные сроки была продемонстрирована в 90-х годах. Когда с распадом Советского Союза произошло разрушение единой системы пенсионного обеспечения. В 1998 году в Казахстане стартовала своя пенсионная реформа. Многие граждане оказались в ситуации, когда приходилось доказывать свой стаж работы наличием записей в трудовых книжках, однако в случае утери трудовой книжки, ситуацию спасти могли только сохраненные трудовые договора, поощрения, зарплатные ведомости в прошлых местах работы гражданина.

ПРИМЕР 2

Предположим, что произошло ЧП республиканского масштаба – прорыв плотины с множеством жертв и крупным ущербом. Плотина была построена 60 лет тому назад. Начинается расследование, установление виновных. Строительством плотины занималось несколько компаний. У каждой компании был свой фронт работ. Проведенная экспертиза показала, что при строительстве плотины использовалась арматура, не соответствовавшая указанным и требуемым стандартам, но могли быть и дополнительные причины. Сохранение первичной бухгалтерской информации значительно поможет расследованию и выявлению виновных. По какой цене, когда, сколько и у кого покупалась эта арматура, кто принимал работы, ответственные лица и прочие вопросы, на которые сможет дать ответ сохраненная первичная документация.

Штрафы за несоблюдение

Кроме того, государством предусмотрены наказания за нарушения требований к первичной документации. За отсутствие бухгалтерской и налоговой документации и за несоблюдение требований по ее составлению и хранению предусмотрена административная ответственность в соответствии с п.1, п.2. ст.276 КоАП РК:

  • предупреждение (за первичное нарушение);
  • штраф 25 до 75 МРП (за повторное нарушение).

Под отсутствием документации понимается:

  • отсутствие бухгалтерской документации;
  • отсутствие налоговых форм;
  • отсутствие налоговой учетной политики;
  • отсутствие иных документов, на основании которых определяется объект налогообложения.

Также предусмотрена ответственность за неотражение в учетной документации операций по учету и реализации товаров. За это также предусмотрены (п.3, п.4. ст.276 КоАП РК):

  • предупреждение (за первичное нарушение);
  • штраф от 3%-10% от стоимости неучтенных товаров (за повторное нарушение).

После вынесения Постановления о наложении административного штрафа налогоплательщик обязан исполнить его (произвести оплату) в течение 30 дней. Если срок пропущен, а оплата штрафа не произведена, КГД вправе применить меры принудительного взыскания.

В каком виде можно хранить первичную документацию

Законодательством РК разрешается хранение первичной документации как в бумажном, так и в электронном виде. Однако надо иметь в виду, что при составлении учетной документации в электронной форме налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц налоговых органов представить копии такой документации на бумажных носителях, за исключением счетов-фактур, зарегистрированных в информационной системе электронных счетов-фактур.

Заключение

Резюмируя, отметим, что Buhta.com очень надеется, что данной статьей мы объяснили, что такое первичная бухгалтерская документация, для чего нужна и почему ее нужно долго хранить. Значение первичной документации очень важно и не ограничивается только тем фактом, что она выступает в качестве основания для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Фактические первичные документы имеют 6 аспектов значимости:

  • Практический - средство всей финансово-хозяйственной деятельности компании
  • Юридический - основополагающая часть доказательной базы в случае споров
  • Контрольный - способ контроля за сохранностью материальных ценностей компании
  • Аналитический - база для анализа деятельности компании
  • Экономический – хозрасчет компании
  • Управленческий – источник оперативных данных для эффективного управления компанией

Читайте также

·         Финансовый лизинг и его учет

·         Классификатор основных фондов (КОФ) РК

·         Что такое срок исковой давности и какой он в Казахстане

·         Декретный отпуск в Казахстане – как рассчитать

·         План счетов бухгалтерского учета

·         Как предпринимателю в Казахстане приобрести автомобиль для бизнеса

·         Какие ОКЭД запрещены ИП на упрощенке

·         Как рассчитать отпускные в Казахстане в 2021 году

·         Конвенция об избежании двойного налогообложения (double taxation treaty, DTT) - что это, для чего нужна и с какими странами заключена

·         Что такое НДС и кого освободили от его уплаты в 2021 году

start_using_it

we_will_ease_and_accelerate_all_business_processes

Скачать приложение

astana hub


Bukhta.kz LLP. bin: 140840021970. Subsidiary Bank Alfa-Bank JSC. iik: KZ929470398990409118. bik: ALFAKZKA. address: 050013, Republic of Kazakhstan, Almaty, st. Timiryazeva, 28v, 6th floor, office. 603. phone: +7 727 331 6611. Email: hello@buhta.com. site: buhta.com

Certificate of entering information into the state register of rights to objects protected by copyright No. 6944 dated December 10, 2019. Included in the state register of KKM under number 233 on June 20, 2019.

All personal data is stored and processed in accordance with the Law of the Republic of Kazakhstan dated May 21, 2013 No. 94-V "On personal data and their protection"