Блог /

Автоматизация управления персоналом крайне необходима всем крупным компаниям, количество сотрудников в которых превышает 1000 человек. Она упрощает многие процессы: от расчета заработной платы до оценки результатов подчиненных. Но важно знать, какой вид автоматизированной системы вам подойдет, ведь их много. Однако и для МСБ у которого 2-3 человека в штате также существуют недорогие системы автоматизации

Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроизводства кадрового отдела на другие подразделения компании.

Более подробно узнать о том, что такое автоматизация кадрового учета вы можете из нашей статьи –«Автоматизация кадрового делопроизводства»

Какие типы систем существуют

• Кастомные разработки. Это программные продукты, способные решать только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.
• Коробочные программные продукты, способные решать более широкий спектр задач.
• HRM-модули для уже внедрённых на предприятиях ERP-систем.
• Специализированные HRM-системы. Они способны оперировать большим комплексом информации и предоставить ещё более широкий перечень функционала.
• BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего предприятия и в частности отдела кадров.

Отметим, что там, где внедрены автоматизированные системы работы с кадрами, руководитель компании и HR-специалисты быстрее и эффективнее справляются с потоком дел.

Три уровня HRM-систем

Аббревиатура НRM (от англ. Human Resource Management) дословно переводится как «управление человеческими ресурсами».

Принято говорить о трех уровнях HRM-систем, на которые их условно делят в зависимости от степени автоматизации процессов.

• К системам первого уровня относятся продукты, которые помогают автоматически начислять заработную плату. Это типовые решения для очень узкого круга потенциальных пользователей. Функционал таких продуктов ограничен, а настройка в перспективе не предусмотрена.
• Ко второму уровню относят системы для автоматизации кадрового учета. Это решения с более продвинутым функционалом (можно дополнять), позволяющим упорядочить кадровую политику и вести ее грамотно.
• Самые передовые - это HRM-системы третьего уровня. С ними можно не только рассчитывать оклады, премии и надбавки, но также вести кадровый учет, а еще осуществлять разработку персональных обучающих программ, собирать характеристику специалистов, осуществлять аттестацию и заниматься планированием продвижения.

Обычно программы третьего уровня являются частью системы комплексной автоматизации предприятий (ERP). Впрочем, они могут функционировать и самостоятельно.

Разделение по функциональности

Есть еще одна классификация систем автоматизации управления персоналом – на основе состава функций. Она предусматривает разделение на пять групп:

• Системы расчетные. Предназначены для исчисления заработной платы, премий, вычетов, расходов в рамках командировок и т. п.
• Системы учетные. Используются при создании штатного расписания, кадровых отчетов, контроле за командировками, отпусками, больничными, ведении личных дел.
• Системы учетно-расчетные объединяют функционал первой и второй групп.
• Системы с неполной функциональностью. Эта группа состоит из программных продуктов, которые обладают не только учетно-расчетными функциями, но и содержат HR-контур (позволяют управлять мотивацией, анализировать эффективность работы сотрудников, осуществлять оценку профпригодности работников и аттестацию, планировать штатные перестановки) и в целом нацелены на улучшение методик управления персоналом.
• HRM-системы полнофункциональные. Представляют собой системы автоматизации предыдущей группы, но с функцией подготовки отчетности для вышестоящего начальства или для контролирующих организаций. Обладают возможностью ведения статистики.

Как выбрать систему автоматизации управления персоналом

Трудно сделать правильный выбор автоматизированной системы управления кадрами, предварительно не изучив как следует рынок и функционал разных продуктов, не примерив их к своему предприятию, к конкретным задачам. Поэтому на подготовительном этапе руководителю необходимо четко определить потребности компании, и только после этого погружаться в предложения от разработчиков HRM-систем.

Первым делом нужно ответить на ряд вопросов:

• Вашей организации в самом деле нужна автоматизация управления персоналом или вы просто хотите быть в тренде? Внедрять систему только ради следования моде нецелесообразно. У покупки программного продукта должно быть экономическое обоснование, иначе все старания пропадут даром.
• Вы уверены, что посредством программных технологий сможете решить свои проблемы, повысить эффективность управления персоналом? Важно определиться с конкретными функциями HRM-системы, которые будут востребованы в компании.
• Какую цель вы ставите, включаясь в проект? Обозначьте ее как можно более детально, тогда и представление о функциональных возможностях программного продукта будут конкретизированы. К примеру, цель может быть такой: увеличить среднюю продолжительность работы специалистов в компании до пяти лет.
• Какой бюджет выделяется на внедрение системы?
• Будет ли поддержан проект вышестоящим начальством? Без одобрения руководства сложно избежать конфликтов на разных уровнях управления и недовольства сотрудников.
• Какие бизнес-процессы будут включены в автоматизацию и насколько возможна их оптимизация? Описание данных процессов должно быть составлено, прежде чем компания купит программное обеспечение.
• Что из продуктов можно в первую очередь внести в список? Существует обязательный минимум критериев. Наличие русскоязычной версии программы, соответствие нормам трудового и налогового законодательства, соотнесенность с организационной схемой и штатной численностью предприятия. Репутация и опыт разработчика тоже важны.

Вот и готов предварительный перечень вопросов. Следующим шагом должен стать отбор согласно бюджетным критериям. Есть смысл руководителю лично протестировать системы, соответствующие выделенным рамкам - дать оценку степени надежности, удобства, производительности. Отсеять лишнее. Вероятно, оптимально подойдет для решения задач компании тот продукт, который успешно преодолеет все испытательные ступени.

Читайте также

·         Электронные деньги и платежные системы в Казахстане

·         Как нерезидентам участвовать в казахстанских закупках и тендерах

·         Финансовая структура компании – что это

·         Исламские банки в РК: продукты для МСБ

·         Земельный налог в Казахстане

·         Аналитический и синтетический учет расчетов по оплате труда

·         Кто из предпринимателей с 2022 года может не выписывать ЭСФ

·         Что такое патент и как на нем заработать

·         Брокерская деятельность в Казахстане